Herzlich willkommen ohne Handshake – Onboarding während der Pandemie

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Welcome aboard - Onboarding

Der erste Tag ist da. Ein neues Unternehmen, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Aufgabengebiete – alles aufregend und unbekannt. Doch seit einem Jahr gibt es einen zusätzlichen Faktor, der den Start in den neuen Job nicht gerade erleichtert: Covid-19. Wie also gestalten wir in der aktuellen Situation einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für unsere Neuen?

Onboarding im klassischen Sinne

Wer kennt es nicht, diese kleine bis mittlere Gefühlsachterbahn beim Start in einer neuen Firma. Damit dieser nicht zu ungewohnt und schwierig empfunden wird, gibt es in den meisten Firmen den Prozess des “Onboardings” neuer Mitarbeiter/innen. Die offizielle Definition von Wikipedia lautet: “Onboarding (…) bezeichnet das Einstellen (oder die Personalbeschaffung) und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung (Integration) fördern

Ich kann mich noch exakt an meinen ersten Tag als Werkstudentin erinnern. Vor einigen Jahren gab es noch kein großes Onboarding-Event, wie es heute in vielen Firmen üblich ist. Ich hatte eine Betriebspatin, die mich freundlich empfing und ins Unternehmen einführte. Die Kolleginnen und Kollegen lernte ich nach und nach bei der Arbeit an verschiedenen Projekten kennen. Im Nachhinein gesehen ist der Ablauf kaum mit dem jetzigen zu vergleichen. Insbesondere durch die Pandemie haben sich Prozesse dynamischer entwickelt.

Onboarding während einer Pandemie

Seit Januar dieses Jahres bin ich Teil des Onboarding-Teams des Geschäftsbereichs Energie von Tractebel in Bad Vilbel. Ich habe mich sehr auf diesen neuen Aufgabenbereich gefreut. Hier kann ich meine Empathie und die Freude mit Menschen zu arbeiten ausleben. Außerdem kommt mir mein Organisationstalent sehr zu Gute.

Wir wollten einen einheitlichen Prozess zur Eingliederung schaffen und das Thema komplett neu aufziehen. Dazu musste unser Team zunächst einige Hürden meistern. Neben der Koordination mit meinen Kolleginnen der Personalabteilung mussten wir die unterschiedlichsten Wünsche und Bedingungen der Führungskräfte und Fachabteilungen berücksichtigen. Doch der wohl schwierigste Teil dieses außergewöhnlichen Jahres wurde schnell offensichtlich.

Ich habe mich gefragt: Wie ermögliche ich den neuen Mitarbeitenden einen willkommenen, persönlichen und gleichzeitig Covid-19 regelkonformen Start im Unternehmen? Werden sich die “Newbies” (die „Neuen“) sofort wohl und eingebunden fühlen, auch wenn Kontakte auf das Minimum beschränkt werden müssen?

Einführungsprozess 2.0 – ein guter Weg zwischen den Welten

Gemeinsam mit meinen Kolleginnen Claudia Hammann und Cornelia Peters aus dem Onboarding-Team fanden wir einen guten Weg. Der Onboarding-Prozess besteht jetzt aus einem analog-digitalen Mix:

  1. Persönliches Kennenlernen mit Masken, ausreichendem Abstand in großen Räumen und Rundgang durch das Unternehmen.
  2. Digitales Meeting via „MS Teams“ zur Einführung in die Aufgaben am Arbeitsplatz.

Durch die Kombination mit der digitalen Welt bleiben „analoge“ Gebäudeführungen und eine erste Orientierung im Büro mit einem persönlichen Ansprechpartner möglich.

Wichtig ist für uns, dass die persönliche Ebene erhalten bleibt – trotz Pandemie bedingter Distanz. Fachlich ergänzen Online-Trainings und Schulungen mit den Paten/-innen, Abteilungsleitern/-innen und Assistenten/-innen die Einarbeitung. Im Hintergrund begleiten wir den Prozess mit einer detaillierten Dokumentation aller To-dos für jeden neuen Mitarbeitenden. So ist eine vollständige Einarbeitung garantiert.

Onboarding vor OrtBildunterschrift: Onboarding-Event im großen Konferenzraum Anfang April 2021 mit (von links nach rechts) Alexander Kalinke, Hassan Abou, Dr. Ralf Bucher, Cornelia Peters, David Pörner, Behlül Bayram, Tobias Rößner.

Doch wie sieht eine typische Onboarding-Woche genau aus?

Bevor die neuen Mitarbeitenden anfangen, bespreche ich zusammen mit den Abteilungsleitenden und dem HR-Team den geplanten Ablauf. Wir verteilen Aufgaben und sprechen den Ablauf der einzelnen Tage durch, bevor wir eine Agenda erstellen. Außerdem schließen wir uns mit der IT kurz, damit die Installation der Hard- und Software rechtzeitig fertig wird.

Der erste Tag persönlich vor Ort

In der Regel findet dann der erste Tag persönlich vor Ort statt. Die Abteilungsleitenden und das HR-Team stellen sich vor. Ein Corona Goodie hierbei: Jede/r bekommt eine große Kanne mit Kaffee für das erste Meeting und zudem ein Willkommenspaket mit Glas-Trinkflasche, Kopfhörern, Kugelschreiber und Bonbons – maximales Wohlfühlen ist bei uns somit garantiert!

Anschließend führe ich die Neueinsteiger/-innen mit entspanntem Smalltalk durch das Gebäude. An den Arbeitsplätzen angekommen, überprüfen wir gemeinsam, ob die Hardware funktioniert und ein flüssiges Arbeiten am PC gut möglich ist.

Onboarding Goodie: Kaffeekanne

Digitale Einführung

In den darauffolgenden Tagen schließt sich der digitale Teil der Einführung an. Dabei leite ich zusammen mit den Kollegen/innen der Fachabteilung erste Trainings zu allgemeinen, fachspezifischen oder projektbezogenen Themen. Die Trainings finden online statt, die Kameras sind eingeschaltet und Bildschirme können geteilt oder übernommen werden.

Für mich persönlich hat sich diese Art von Schulung als sehr effektiv und einfach erwiesen. Da die neuen Mitarbeiter/-innen direkt an ihrem eigenen Laptop „mittrainieren“, können Fragen gegebenenfalls durch das Bildschirmteilen sogar schneller beantwortet werden als in einem analogen Konferenzraum-Meeting.

Onboarding digitalBildunterschrift: Schulung im digitalen Raum

Feedback & Fazit

Während der ersten Wochen finden regelmäßige Feedbackmeetings innerhalb der Abteilungen statt. So können wir den Prozess fortwährend anpassen und verbessern.

Wir bieten wahlweise digitale Kaffee- oder Lunchpausen an, damit sich die Neuen persönlich kennenlernen können. Auch unsere Coffee Corner an unserem Stammsitz in Bad Vilbel lädt zum Networking und Smalltalk mit ausreichend Abstand und Maske ein.

Mit diesem Konzept haben wir – meiner Ansicht nach – eine gute Lösung gefunden. Nichtsdestotrotz kann ich es kaum erwarten, in hoffentlich nicht allzu ferner Zukunft mit den neuen (und natürlich auch „alten“) Mitarbeitern/-innen an einem großen Tisch in der Kantine oder auf unserer Terrasse zu sitzen und den Lunch unbeschwert zusammen zu genießen.

Ich freue mich über das viele positive Feedback zu unserem neuen Onboarding Prozess. Jeden Monat bin ich neugierig und gespannt auf die wertvollen Momente mit den neuen Kollegen/-innen, die wir bei Tractebel begrüßen dürfen.

Innenansicht Gebäude Bad Vilbel

One thought on “Herzlich willkommen ohne Handshake – Onboarding während der Pandemie

  1. Vielen Dank, Sabrina, für diesen Blog und deinen Einsatz in unserem neuen Onboarding Prozess. Aus deiner Beschreibung und auch “LIve” mit den “Newbies” ist dir die Freude an dieser Aufgabe anzumerken. Gerne weiter so.

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