Virtual Teamwork – Wie funktioniert internationale Projektarbeit in Pandemiezeiten?

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Ende Juni 2020, mitten in der abnehmenden ersten Pandemiewelle, erhielten wir den Auftrag für eine Studie: Einführung von Smart Grid Technologien im Übertragungsnetz der Mongolei und eine zugehörige Netzstabilitätsanalyse. Eine sehr interessante Aufgabe, die wir sogleich mit einem Team internationaler Experten angingen. Corona bedingt stellte sich uns jetzt eine ganz neue Frage: Wie bearbeiten wir ein solch anspruchsvolles Projekt mit Spezialisten aus drei Kontinenten, die keine Dienstreisen antreten dürfen?

Smart Grid Technologien für die Mongolei

Die Mongolei ist landwirtschaftlich geprägt und zählt zugleich zu den rohstoffreichsten Staaten der Welt. Um beide Bereiche industriell zu entwickeln, wird zuverlässige Energie benötigt. Dabei untersuchen wir das bestehende Energiesystem und zeigen auf, wie eine zuverlässige Energieversorgung mithilfe von Smart Grid Technologien gelingen kann. Insbesondere Steuerungs- und Datenerfassungssysteme (SCADA/EMS), ein Metering Data Management System (MDMS), die Erweiterung eines bestehenden Wide Area Monitoring Systems (WAMS) und die Analyse der bestehenden internen Telekommunikationsinfrastruktur des Versorgungsunternehmens stehen dabei im Fokus. Unser Ziel ist es, die Studie bis Ende 2021 abzuschließen. In dieser Zeit werden wir Maßnahmen identifizieren, die die Stabilität im Übertragungsnetz erhöhen und somit die Versorgungssituation insgesamt verbessern sollen. Soweit, so technokratisch.

Neue Herausforderungen

Unter normalen Umständen würden wir – nachdem der Vertrag unterzeichnet ist – als nächsten Schritt ein Kick-Off Meeting organisieren. Dabei hätten sich die einzelnen Parteien zunächst persönlich kennengelernt und miteinander ausgetauscht. Im Anschluss hätten wir vielleicht einen längeren Aufenthalt im Land zwecks Datensammlung und Site Visits durchgeführt. Zwischenergebnisse hätten wir im Rahmen von kürzeren Aufenthalten vor Ort präsentiert… wie es bei Projekten dieser Art eben läuft. Doch wie eingangs erwähnt, haben wir 2020! Durch die Pandemie sind wir auf physischen Abstand und digitale Kommunikation angewiesen. Dies stellte uns zunächst vor große Herausforderungen:

Kick-off, Datensammlung und alle weiteren Progress Meetings haben wir durchgeführt – jedoch ausschließlich virtuell.

Für die geplanten Workshops, die vor Ort vorgesehen waren, mussten wir eine praktikablen Lösung finden, die für alle Seiten akzeptabel ist. Alternativ hätten wir darauf hoffen können, dass sich die weltweite Situation im nächsten Jahr verbessert und internationale Reisen uneingeschränkt möglich sein werden. Die Aussichten sind allerdings nicht vielversprechend. So blieb uns nur die digitale Abwicklung.

Virtual Teamwork: Verbunden trotzt Abstand

Wir arbeiten also virtuell. Komplett digital, ohne Händeschütteln, ohne das Wetter vor Ort zu erleben oder Land und Leuten physisch zu begegnen. Es klappt besser als anfangs gedacht! Und wir sind weit gekommen: Momentan erstellen wir bereits den Intermediate Report, der Anfang Februar 2021 erste Ergebnisse liefern soll. An die neue Arbeitsweise haben wir uns mehr oder weniger experimentell herangetastet:

Online-Kommunikation vs. Offline-Kommunikation: Videokonferenzen sind mittlerweile weit verbreitet und haben sich in der täglichen Projektarbeit etabliert. Solange eine gewisse Disziplin an den Tag gelegt wird und man sich an neue Gepflogenheiten gewöhnt hat („Mute your Mic“, „Can you hear me?“, „Do you see my screen?“, um hier einige Aspekte zu nennen) funktioniert das überraschend gut. Permanente, virtuelle Meetings können allerdings persönliche Kontakte nicht wirklich ersetzen. Von der Ausstrahlung und Persönlichkeit seines Gegenübers geht in der digitalen Welt viel verloren.


Projektarbeit im Home-Office

Projektarbeit auf Distanz: Die rein virtuelle Datensammlung ist möglich, wenn auch etwas eingeschränkt. Letztlich lief es besser als erwartet. Besonders Site Visits mit dem lokalen Partner auszuarbeiten und diese remote zu koordinieren, ist schwierig. Dabei macht es doch einen entscheidenden Unterschied, ob man vor Ort ist oder seine Eindrücke nur über einen Bildschirm als Video, live oder Fotos bekommen kann.

Koordination über den Globus: Aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen ist es unmöglich, ein tatsächlich weltweit „verstreutes“ Projektteam an einen Tisch zu bekommen. Bei dieser Studie besteht das Team aus Kollegen, die in den USA, Bangladesh, der Mongolei, Deutschland, Pakistan und auf den Philippinen wohnen. Man findet in diesen internationalen Konstellationen keine Uhrzeit, die für wirklich alle akzeptabel ist. Also bin ich jetzt, je nach dem, in welcher Zeitzone sich mein Meetingpartner befindet, entweder sehr früh im Büro oder, im Falle einer Telecon mit Kollegen aus den USA eben auch mal etwas länger… Dieses Jahr verlangt nun einmal etwas mehr Flexibilität.

Gut für die Umwelt

Ich kann heute sagen, dass die CoVid-19 Pandemie und die damit verbundene Situation die Digitalisierung in hohem Maße vorangetrieben hat. Meetings mit mehreren Parteien finden online statt. Zeitgleiches Bearbeiten von Dokumenten und File-Sharing via Cloud – all dies ist plötzlich „salonfähig“ und wird auf breiter Ebene angewandt. Diese Möglichkeiten waren natürlich auch vorher schon vorhanden, wurden von uns jedoch kaum genutzt. Nun sind wir gezwungen, uns mit neuen Technologien und Arbeitsweisen auseinanderzusetzen und lassen uns darauf ein. Ich habe für mich festgestellt, dass Veränderungen dieser Art auch ihre Vorteile haben.

Ein weiterer Nebeneffekt ist die andere Sichtweise auf Dienstreisen. Alle Parteien (Consultant, Kunde und Contractor) haben die Erfahrung gesammelt, dass nicht jede Reise sinnvoll oder auch notwendig ist. Hier können wir Zeit, Kosten und Emissionen einsparen. Wie ich im Austausch mit Kollegen aus anderen Projekten erfahren habe, werden mittlerweile sogar Werksabnahmen rein virtuell durchgeführt. Das wäre vor einigen Monaten noch undenkbar gewesen. Andererseits ist uns auch klar geworden, dass persönliche Kontakte, Site Visits, Datensammlung, Workshops etc. auch zukünftig die Anwesenheit vor Ort erfordern werden. Spontane Meetings, für welche wir vor der Pandemie für eine Woche vor Ort drei Tage um die halbe Welt „gondeln“ mussten, gehören aber hoffentlich der Vergangenheit an. Dies können wir heute auch anders lösen, wie die letzten Monate bewiesen haben. Das schont die Umwelt und nicht zuletzt auch die Nerven aller Beteiligten.

Ganz getreu unserem Motto „Engineering a carbon-neutral future“ oder eher „Engineering while supporting a carbon-neutral-future due to digitalization”.

 

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